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Foire aux questions du Bureau du registraire

Les services du Bureau du registraire pour les étudiant(e)s sont dispensés, jusqu'à nouvel ordre, uniquement par courriel. Il n'y a aucun service en personne aux comptoirs. Les employé(e)s peuvent contacter l'équipe de Soutien aux unités par courriel.

Il est possible de commander des documents officiels (relevés de notes, attestations) par le biais de demandes en ligne, sans possibilité de récupérer en personne. Les délais de traitement de votre demande pourraient dépasser 48 heures. Soyez assuré que nous traitons les demandes dans les meilleurs délais. Il n'y a aucun service de production de cartes étudiantes ou d'employé(e)s.

Les documents reçus par la poste seront traités uniquement lorsque nous serons en mesure d'accéder au campus.

Questions des étudiant(e)s

Je commence mes études à l'automne 2020. Comment me procurer une carte étudiante ?

À compter de la rentrée d'automne 2020, la carte UdeM sera au format électronique, disponible sur la nouvelle application mobile de l'université. Vous pourrez télécharger l'app Mon UdeM dès le 8 juillet.

Pour demander votre carte, vous aurez besoin d’une photo de vous récente, sans accessoires, sur fond uni, de votre signature numérisée ainsi que d’une pièce d’identité comportant photo et signature.

Les étudiants et étudiantes devant accéder à certains locaux peuvent, de façon exceptionnelle, demander une carte d’accès en plastique. Le Bureau du registraire analysera chaque demande. Notez que la carte disponible sur application mobile donne droits aux même privilèges que la carte d’accès. 

Le report du début du trimestre d'été a-t-il un impact sur les dates de paiement de la facture?

Le début du trimestre d'été 2020 a été reporté du 4 au 18 mai 2020. La date limite pour payer votre facture ainsi que pour vous désister des frais CANO (cotisations automatiques non obligatoires), est reportée du 15 au 30 juin 2020.

J'ai terminé mon programme à l'automne 2019 ou à l’hiver 2020. Quand serai-je diplômé(e)?

Le traitement des octrois de diplômes pour les finissants et finissantes d’automne 2019 suit son cours normal. Nous vous invitons à consulter votre relevé de notes non officiel dans votre Centre étudiant pour vérifier que votre diplôme est octroyé. Vous pourrez par la suite commander une attestation de diplôme en ligne. Voyez comment faire

Pour les finissants et finissantes à l’hiver 2020 dans l’une des facultés de santé (médecine, médecine dentaire, pharmacie, sciences infirmières et optométrie), une diplomation accélérée est assurée afin de permettre aux nouveaux professionnels et nouvelles professionnelles de rapidement prêter main forte dans le système de santé. Les personnes concernées en sont informées par courriel. 

La diplomation pour les finissants et finissantes à l’hiver 2020 des autres facultés suit son cours habituel en tenant compte des modifications apportées au calendrier universitaire.

J'ai commandé un document officiel pour transmettre à une autre institution. Les comptoirs étant fermés, que faire pour ne pas retarder la réception?

Les documents officiels seront envoyés par courrier à l’adresse indiquée dans votre Centre étudiant. Vérifiez si l'adresse au domicile (adresse de correspondance) indiquée est la bonne. 

Nous vous invitons à consulter le site web de l’institution où vos documents sont attendus. Dans le contexte actuel, il est fort possible que les institutions fassent preuve de flexibilité quant aux dates limites établies pour la transmission de documents requis pour l’admission.

Quand pourrais-je recevoir le document commandé nécessaire pour constituer ma demande de permis de travail post diplôme?

Il est possible que le traitement des demandes soit un peu plus long qu’à l’habitude. Soyez assuré que nous mettons en place les mesures nécessaires afin de traiter les demandes dans les meilleurs délais.

J’ai demandé à ce que mon relevé de notes soit envoyé dans une autre université du Québec. Est-ce que ma demande sera traitée?

Oui. Les demandes reçues pour la transmission de documents officiels entre les universités du Québec sont traitées comme à l’habitude.

J'ai besoin d’un relevé de notes et d’une attestation d’études. Puis-je faire une commande en ligne avec livraison postale?

Nous vous invitons effectivement à faire votre demande en ligne en choisissant l’option d’envoi postal. Ces services sont toujours en vigueur à ce jour. Toutefois, étant donné la situation exceptionnelle, il est possible que le traitement des demandes soit un peu plus long qu’à l’habitude. Soyez assuré que nous mettons en place les mesures nécessaires afin de traiter les demandes dans les meilleurs délais.

Questions des employé(e)s (TGDE)

Qui peut m’assister dans mon rôle de TGDE en ce moment?

Les différentes équipes du Bureau du registraire et des ESP sont disponibles pour vous aider. N’hésitez pas à les contacter par courriel :

Comment se brancher à Synchro académique à distance?

Pour accéder à la plupart de vos applications, dont Synchro académique, vous devez utiliser une connexion au réseau privé virtuel (VPN) de l’université.

Veuillez vous référer au site des TI et suivez la procédure d’accès au VPN. Si vous ne réussissez pas à vous connecter ou avez des questions sur le VPN, vous pouvez contacter la personne-ressource en informatique de votre département, s’il y en a une, ou bien les TI au 343-7288.

Pour accéder à Synchro académique :

  1. Cliquez sur le lien http://vpn.umontreal.ca (authentification requise)
  2. Cliquez sur l'hyperlien « Libre-service Synchro » dans la rubrique « Signets Web » (authentification requise).
  3. Une fois dans l'interface Synchro, cliquez sur la boussole située dans le coin supérieur droit. Attention : une petite barre de menu pourrait masquer cette boussole. Déplacez la barre si nécessaire. 
  4. Dans le navigateur de Synchro, cliquez sur le Navigateur puis sur « Lien vers bases de données ». 
  5. Cliquez ensuite sur le bouton « Lien vers Académique » (authentification requise).

Lorsque j'essaie de me connecter à Synchro via VPN, je n'ai accès qu'à mon Libre-service Synchro, et seule la vignette « Besoin d'aide » apparaît.

  1. Cliquez sur la boussole située dans le coin supérieur droit. Attention : une petite barre de menu pourrait masquer cette boussole. Déplacez la barre si nécessaire à l'aide des flèches. 
  2. Cliquez sur le navigateur, puis sur « Lien vers bases de données ». 
  3. Cliquez ensuite sur le bouton « Lien vers Académique » (authentification requise).

Où puis-je trouver l'information sur le fil des changements concernant la gestion académique depuis le début de la pandémie ?

Tous les messages généraux envoyés aux TGDE depuis la mi-mars au sujet des changements à la gestion académique sont disponibles dans la section des nouvelles « Mesures exceptionnelles COVID-19 » dans StudiUM. Vous pouvez donc consulter ces communications en ordre, sans avoir besoin de les chercher dans votre boîte de courriel.

Comment obtenir des listes de courriels d’étudiant(e)s par département, afin de correspondre avec eux?

Il vous faut tout d’abord vérifier si vous détenez les accès requis. C’est le gestionnaire du département qui peut ajouter des membres. Pour plus d’information, vous trouvez un guide d’utilisation ainsi qu’une foire aux questions, sous la rubrique « Courriel », section « Listes de courriel » de la page Listes de courriel. Au besoin, vous pouvez communiquer avec l’équipe des TI en complétant le formulaire d’aide.

Lorsque vous serez membre, vous pourrez communiquer avec les étudiants de vos programmes d’études en utilisant le format suivant : « prg-trimestreannée-noprogrammed’études@distribution.umontreal.ca ». Par exemple : « prg-h20-132510@distribution.umontreal.ca ».

Je dois sortir un rapport pour mes étudiants internationaux. Comment faire?

L'accès au rapport des étudiants internationaux est réservé au Bureau du registraire, au Bureau des étudiants internationaux et aux ESP. Le Bureau du registraire peut vous le fournir sur demande en écrivant à gestionetudes@regis.umontreal.ca. Vous recevrez un fichier protégé ainsi que le mot de passe, dans un courriel séparé.

[Hiver 2020] Quelles sont les nouvelles lignes du temps à utiliser pour le trimestre d’hiver 2020?

Les lignes du temps corrigées sont disponibles sur StudiUM FC. Vous y retrouverez celles-ci, notamment : 

[Hiver 2020] Pour le trimestre d’hiver 2020, les étudiants peuvent choisir s’ils conservent la note littérale ou souhaitent avoir la mention Succès ou Échec (barème S/E), non contributoire à la moyenne. Quelles sont les points à retenir?

Cette option est offerte pour les cours du trimestre d’hiver 2020 dont la date de fin était après le 13 mars. Les étudiants peuvent faire la demande pour changer leur barème de notation en remplissant le formulaire CHE_choix_baremeH20. Il est important que vous preniez connaissance du courriel et des instructions que vous avez reçus concernant ces demandes, car il y a plusieurs cas de figure différents.

L’information aux étudiants à ce propos est disponible dans la FAQ COVID-19, section Activités académiques ou dans ce message envoyé à toute la communauté étudiante le 12 mai dernier.

[Hiver 2020] L’émission des relevés de notes du trimestre d’hiver 2020 a été repoussée. Quelles sont les nouvelles dates?

  • Les enseignants ont jusqu’au 3 juin pour vous remettre leurs notes du trimestre d’hiver. 
  • Les TGDE ont jusqu’au 8 juin pour saisir et reporter* les notes.
  • Une fois la note finale consignée dans leur Centre étudiant, les étudiants auront jusqu’au 15 juin, 9h du matin, pour se prévaloir du barème de notation « succès ou échec » pour un cours donné. Ils pourront le faire grâce à un nouveau formulaire DÉÉU qui sera disponible le 29 avril en soirée. 
  • Les relevés de notes officiels seront disponibles en ligne à partir du 19 juin (29 juin pour la FSI au premier cycle).

* Il faut vous assurer de reporter les notes d’un cours au moins une journée avant de traiter une demande de changement de barème d’un étudiant, afin que la moyenne de groupe se calcule adéquatement.

Ces dates se trouvent dans le calendrier sur StudiUM. La page Disponibilité des relevés de notes est la référence vers laquelle guider les étudiants pour les dates en vigueur par faculté. 

[Hiver 2020] Les collations des grades pour les finissants et finissantes seront tenues en ligne. Où diriger les personnes ayant des questions ?

Le recteur a écrit ce message le 11 mai informant les finissants et finissantes de l'organisation en mode virtuel des collations des grades. 

Voici où diriger ceux et celles qui vous posent des questions à ce sujet :

[Été 2020] Quelles sont les nouvelles lignes du temps à utiliser pour le trimestre d’été 2020?

Les lignes du temps corrigées sont disponibles sur StudiUM FC. Vous y retrouverez celles-ci, notamment : 

La date du début de session du trimestre d’été 2020 a été repoussée au lundi 18 mai. La date de fin du trimestre demeure inchangée au 23 août.

Voici les nouvelles dates limites d’annulation et d’abandon des cours :

Été 2020Session intensiveSession régulière
Dates d’annulation26 mai 20203 juin 2020
Dates d’abandon19 juin 202031 juillet 2020

[Été 2020] Comment les cours du trimestre d’été ont été adaptés pour correspondre aux nouvelles dates?

Aucun cours ne se donnera en présentiel (P). Ainsi, aucune modification ne doit être effectuée dans l’onglet « Données de base » de Synchro.

  • Dans le cas d’annulation de cours : Le cours doit être supprimé dans Synchro. N’oubliez pas de prévenir vos étudiants au préalable. Référez-vous à la marche à suivre.
  • Dans le cas d’ajout de cours : Le cours doit être créé selon la procédure habituelle, sauf en ce qui a trait aux informations de l’onglet « Données de base ». Référez-vous à la marche à suivre.

[Automne 2020] Quelles sont les lignes du temps pour les trimestres d’automne 2020 et d’hiver 2021?

Les lignes du temps sont disponibles sur StudiUM FC. Vous y retrouverez celles-ci, notamment : 

Voici les dates clé préalables à l’inscription aux cours d’automne 2020 et d’hiver 2021 :

15 avril 2020Date butoir pour l’enregistrement de l’horaire des cours des trimestres d’Automne 2020 et d’Hiver 2021
16 avril 2020Affichage des cours sur le Web et ouverture des paniers pour ces deux trimestres
À compter du 22 avril 2020Inscription des anciens étudiants
À compter du 5 mai 2020Inscription des nouveaux étudiants

[Automne 2020] Étant donné la situation, doit-on planifier tous les cours comme à l’habitude?

La situation actuelle amène l’Université à repenser les modes d’enseignement, afin d’éclaircir l’offre de cours et de mieux répondre aux besoins des étudiants.

Quatre modes d'enseignement seront offerts l’automne prochain, présentés dans l’Annexe 3 - Modes d’enseignement du document 12CDC_Annexes :

  • Entièrement en ligne (EL)
  • En personne (P)
  • Hybride (H)
  • Multimodal (M)

Les changements à effectuer avant le 5 juillet

Le mode Majoritairement en ligne ne doit plus être utilisé. Son équivalent est Hybride (H). Les cours prévus initialement comme majoritairement en ligne pourront aussi être offerts sous les modes Entièrement en ligne (EL) ou Formation multimodale (M). Le mode Cours vidéoconférence (VC) doit être remplacé par le mode En personne (P).

Vos directions facultaires vous transmettront les nouveaux horaires, modes d’enseignement et nombre d’étudiants présents. Vous pouvez également modifier les cours majoritairement en ligne et en vidéoconférence du trimestre d’hiver 2021.

Merci de vérifier votre offre de cours de l’automne 2020 et de procéder aux ajustements, incluant les demandes de réservation de locaux si nécessaire, et ce avant le 5 juillet. 

Consultez cette ligne du temps de l’offre de cours, incluant les dates modifiées.