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Foire aux questions du Bureau du registraire

Cette FAQ est complémentaire à la FAQ Info COVID-19 et répond à certaines questions spécifiques aux services du Bureau du registraire.

Le Bureau du registraire est présent pour les étudiants et étudiantes par courriel et par téléphone. Il n'y a pour le moment aucun service en personne aux comptoirs.

Les employé(e)s peuvent contacter l'équipe de Soutien aux unités par courriel.

Il est possible de commander des documents officiels (relevés de notes, attestations) par le biais d'une demande en ligne, avec l'option d'envoi postal. 

Questions des étudiant(e)s

J'ai accepté mon offre d'admission. Qui peut me guider dans les prochaines étapes, dont le choix de cours?

Bravo pour votre admission et bienvenue à l'UdeM! 

Visitez tout d'abord la page Félicitations au 1er cycle ou aux cycles supérieurs. Vous pouvez également contacter votre association étudiante pour obtenir de l'aide dans vos démarches et savoir comment procéder pour vos choix de cours. Ils pourront vous guider vers les bonnes ressources, dont votre faculté. Une séance d'accueil dans votre programme est sans doute prévue.

Pour plus de détails sur l'inscription, consultez le texte Comment bien préparer votre trimestre d’automne 2021.

 

Comment me procurer une carte étudiante ?

La carte UdeM est offerte au format électronique. Elle est disponible sur l'application mobile Mon UdeM, par l'icône de carte sur la page principale de l'application. Téléchargez l'application Mon UdeM ou assurez-vous d'avoir la dernière version: iOS (App Store) ou Android (Google Play).

Pour demander votre carte, vous aurez besoin d’une photo de vous récente, sans accessoires, sur fond uni, de votre signature ainsi que d’une pièce d’identité comportant photo et signature. Les trois documents doivent être au format photo .jpg.

Les étudiants et étudiantes devant accéder à certains locaux peuvent, de façon exceptionnelle, demander une carte à puce en plastique. Le Bureau du registraire analyse chaque demande. Notez que la carte disponible sur application mobile donne droit aux même privilèges que la carte d’accès à puce. 

Où trouver l'information sur les modes d'enseignement des cours?

Quatre modes d'enseignement sont offerts depuis le trimestre d'automne 2020 :

  • Entièrement en ligne (EL)
  • En personne (P)
  • Hybride (HY)
  • Multimodal (M) 

Le mode d'enseignement pour chaque cours est indiqué dans le Centre étudiant, lors du choix de cours. 

Nouveauté au trimestre d’automne 2021 : La modalité d’un examen (en présence ou en ligne) pour les cours de l'automne 2021 ne déterminera pas le mode d’enseignement du cours. Ainsi, il est possible qu’un examen soit en présentiel alors que le cours est en ligne (EL), multimodal (M) ou hybride (HY). Votre présence sur le campus pourrait donc être exigée pour un examen peu importe le mode d’enseignement du cours. Les plans de cours préciseront la modalité des examens.

Consultez la page Modes d'enseignement sur le site du Bureau du registraire pour en connaître plus sur les modalités de tenue des cours.

Dois-je prévoir des délais supplémentaires pour recevoir mon diplôme ?

Nous vous invitons à consulter votre relevé de notes non officiel dans votre Centre étudiant pour vérifier que votre diplôme est octroyé. Cela signifie que son traitement est enclenché et que les prochaines étapes (vérifications, production, impression, livraison, etc.) suivent leur cours. Si vous devez présenter une preuve de diplomation, vous pouvez commander en ligne une attestation de diplôme. Voyez comment faire

La diplomation pour les finissants et finissantes suit son cours habituel selon le calendrier universitaire. Des délais dans la production et la livraison des diplômes sont à prévoir.

Les collations des grades étant suspendues depuis l’an dernier, tous les parchemins sont envoyés par la poste.

J'ai commandé un document officiel pour transmettre à une autre institution. Les comptoirs étant fermés, que faire pour ne pas retarder la réception?

Les documents officiels seront envoyés par courrier à l’adresse indiquée dans votre Centre étudiant. Vérifiez si l'adresse au domicile (adresse de correspondance) indiquée est la bonne. 

Nous vous invitons à consulter le site web de l’institution où vos documents sont attendus. Dans le contexte actuel, il est fort possible que les institutions fassent preuve de flexibilité quant aux dates limites établies pour la transmission de documents requis pour l’admission.

Quand pourrais-je recevoir le document commandé?

Il est possible que le traitement des demandes soit un peu plus long qu’à l’habitude. Soyez assuré que nous avons mis en place les mesures nécessaires afin de traiter les demandes dans les meilleurs délais.

J’ai demandé à ce que mon relevé de notes soit envoyé dans une autre université du Québec. Est-ce que ma demande sera traitée?

Oui. Les demandes reçues pour la transmission de documents officiels entre les universités du Québec sont traitées comme à l’habitude.

J'ai besoin d’un relevé de notes ou d’une attestation d’études. Puis-je faire une commande en ligne avec livraison postale?

Nous vous invitons effectivement à faire votre demande en ligne en choisissant l’option d’envoi postal. Ces services sont toujours en vigueur à ce jour. 

Je dois remplir un formulaire dans mon Centre étudiant, mais j'éprouve des difficultés. Comment faire?

Les formulaires dont vous aurez besoin durant vos études sont regroupés à la vignette Vos formulaires dans Centre étudiant. Pour savoir comment remplir correctement un formulaire, consultez la section Instructions et règlements qui se trouve dans le haut de celui-ci. Vous pouvez également consulter la FAQ Vos formulaires.

Notez qu’il est important de remplir les champs des formulaires de gauche à droite et d'utiliser les loupes pour sélectionner les options qui s'appliquent à vous.

Si vous hésitez dans le choix d’un formulaire, n’hésitez pas à contacter la personne responsable de votre programme.

Questions des employé(e)s (TGDE)

Où trouver l'information sur les différents modes d'enseignement des cours?

Quatre modes d'enseignement sont offerts depuis le trimestre d'automne 2020, tel que présenté dans l’Annexe 3 - Modes d’enseignement du document 12CDC_Annexes :

  • Entièrement en ligne (EL)
  • En personne (P)
  • Hybride (HY)
  • Multimodal (M) 

Nouveauté au trimestre d’automne 2021 : La modalité d’un examen (en présence ou en ligne) pour les cours de l'automne 2021 ne déterminera pas le mode d’enseignement du cours. Ainsi, il est possible qu’un examen soit en présentiel alors que le cours est en ligne (EL), multimodal (M) ou hybride (HY). La présence sur le campus pourrait donc être exigée pour un examen peu importe le mode d’enseignement du cours. Les plans de cours préciseront la modalité des examens.

Consultez la ligne du temps pour ce trimestre.

La page Modes d'enseignement sur le site du Bureau du registraire informe la population étudiante des modalités de tenue des cours.

Qui peut m’assister dans mon rôle de TGDE?

Les différentes équipes du Bureau du registraire et des ESP sont disponibles pour vous aider. N’hésitez pas à les contacter par courriel :

  • Bureau du registraire :

    • Courriel
    • Par téléphone, de 13 h 30 à 16 h 30, au 514 343-6111, poste 4889

  • ESP : Qui fait quoi aux ESP. Vous pouvez également consulter leur FAQ.

Comment me connecter à Synchro académique à distance?

Pour accéder à la plupart de vos applications, dont Synchro académique, vous devez utiliser une connexion au réseau privé virtuel (VPN) de l’université.

Veuillez vous référer au site des TI et suivez la procédure d’accès au VPN. Si vous ne réussissez pas à vous connecter ou avez des questions sur le VPN, vous pouvez contacter la personne-ressource en informatique de votre département, s’il y en a une, ou bien les TI au 343-7288.

Pour accéder à Synchro académique :

  1. Cliquez sur le lien http://vpn.umontreal.ca (authentification requise)
  2. Cliquez sur l'hyperlien « Libre-service Synchro » dans la rubrique « Signets Web » (authentification requise).
  3. Une fois dans l'interface Synchro, cliquez sur la boussole située dans le coin supérieur droit. Attention : une petite barre de menu pourrait masquer cette boussole. Déplacez la barre si nécessaire. 
  4. Dans le navigateur de Synchro, cliquez sur le Navigateur puis sur « Lien vers bases de données ». 
  5. Cliquez ensuite sur le bouton « Lien vers Académique » (authentification requise).

Lorsque j'essaie de me connecter à Synchro via VPN, je n'ai accès qu'à mon Libre-service Synchro, et seule la vignette « Besoin d'aide » apparaît.

  1. Cliquez sur la boussole située dans le coin supérieur droit. Attention : une petite barre de menu pourrait masquer cette boussole. Déplacez la barre si nécessaire à l'aide des flèches. 
  2. Cliquez sur le navigateur, puis sur « Lien vers bases de données ». 
  3. Cliquez ensuite sur le bouton « Lien vers Académique » (authentification requise).

Où puis-je trouver l'information sur le fil des changements concernant la gestion académique depuis le début de la pandémie ?

Tous les messages généraux envoyés aux TGDE depuis la mi-mars au sujet des changements à la gestion académique sont disponibles dans la section des nouvelles « Mesures exceptionnelles COVID-19 » dans StudiUM. Vous pouvez donc consulter ces communications en ordre, sans avoir besoin de les chercher dans votre boîte de courriel.

Comment obtenir des listes de courriels d’étudiant(e)s par département, afin de correspondre avec eux?

Il vous faut tout d’abord vérifier si vous détenez les accès requis. C’est le gestionnaire du département qui peut ajouter des membres. Pour plus d’information, vous trouvez un guide d’utilisation ainsi qu’une foire aux questions, sous la rubrique « Courriel », section « Listes de courriel » de la page Listes de courriel. Au besoin, vous pouvez communiquer avec l’équipe des TI en complétant le formulaire d’aide.

Lorsque vous serez membre, vous pourrez communiquer avec les étudiants de vos programmes d’études en utilisant le format suivant : « prg-trimestreannée-noprogrammed’études@distribution.umontreal.ca ». Par exemple : « prg-h20-132510@distribution.umontreal.ca ».

Je dois sortir un rapport pour mes étudiants internationaux. Comment faire?

L'accès au rapport des étudiants internationaux est réservé au Bureau du registraire, au Bureau des étudiants internationaux et aux ESP. Le Bureau du registraire peut vous le fournir sur demande en écrivant à gestionetudes@regis.umontreal.ca. Vous recevrez un fichier protégé ainsi que le mot de passe, dans un courriel séparé.

Où diriger les personnes ayant des questions au sujet des collations des grades pour les finissants et finissantes?

Voici où diriger ceux et celles qui vous posent des questions à ce sujet :