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Foire aux questions du Bureau du registraire

Les services du Bureau du registraire pour les étudiant(e)s sont dispensés, jusqu'à nouvel ordre, par courriel et par téléphone. Il n'y a aucun service en personne aux comptoirs. Les employé(e)s peuvent contacter l'équipe de Soutien aux unités par courriel.

Il est possible de commander des documents officiels (relevés de notes, attestations) par le biais de demandes en ligne, sans possibilité de récupérer en personne. Les délais de traitement de votre demande pourraient dépasser 48 heures. Soyez assuré que nous traitons les demandes dans les meilleurs délais. 

Questions des étudiant(e)s

Comment me procurer une carte étudiante ?

La carte UdeM est désormais au format électronique, disponible sur l'application mobile Mon UdeM. Elle est disponible sur l'application mobile Mon UdeM, par l'icône de carte sur la page principale de l'application. Téléchargez l'application Mon UdeM ou assurez-vous d'avoir la dernière version: iOS (App Store) ou Android (Google Play).

Pour demander votre carte, vous aurez besoin d’une photo de vous récente, sans accessoires, sur fond uni, de votre signature ainsi que d’une pièce d’identité comportant photo et signature. Les trois documents doivent être au format photo .jpg.

Les étudiants et étudiantes devant accéder à certains locaux peuvent, de façon exceptionnelle, demander une carte à puce en plastique. Le Bureau du registraire analysera chaque demande. Notez que la carte disponible sur application mobile donne droits aux même privilèges que la carte d’accès à puce. 

Dois-je prévoir des délais supplémentaires pour recevoir mon diplôme ?

Nous vous invitons à consulter votre relevé de notes non officiel dans votre Centre étudiant pour vérifier que votre diplôme est octroyé. Cela signifie que son traitement est enclenché et que les prochaines étapes (vérifications, production, impression, livraison, etc.) suivent leur cours. Si vous devez présenter une preuve de diplomation, vous pouvez commander en ligne une attestation de diplôme. Voyez comment faire

Pour les finissants et finissantes à l’hiver 2020 dans l’une des facultés de santé (médecine, médecine dentaire, pharmacie, sciences infirmières et optométrie), une diplomation accélérée a été assurée afin de permettre aux nouveaux professionnels et nouvelles professionnelles de rapidement prêter main forte dans le système de santé. 

La diplomation pour les finissants et finissantes à l’hiver 2020 des autres facultés suit son cours habituel en tenant compte des modifications apportées au calendrier universitaire. Des délais dans la production et la livraison des diplômes sont à prévoir.

J'ai commandé un document officiel pour transmettre à une autre institution. Les comptoirs étant fermés, que faire pour ne pas retarder la réception?

Les documents officiels seront envoyés par courrier à l’adresse indiquée dans votre Centre étudiant. Vérifiez si l'adresse au domicile (adresse de correspondance) indiquée est la bonne. 

Nous vous invitons à consulter le site web de l’institution où vos documents sont attendus. Dans le contexte actuel, il est fort possible que les institutions fassent preuve de flexibilité quant aux dates limites établies pour la transmission de documents requis pour l’admission.

Quand pourrais-je recevoir le document commandé?

Il est possible que le traitement des demandes soit un peu plus long qu’à l’habitude. Soyez assuré que nous mettons en place les mesures nécessaires afin de traiter les demandes dans les meilleurs délais.

J’ai demandé à ce que mon relevé de notes soit envoyé dans une autre université du Québec. Est-ce que ma demande sera traitée?

Oui. Les demandes reçues pour la transmission de documents officiels entre les universités du Québec sont traitées comme à l’habitude.

J'ai besoin d’un relevé de notes ou d’une attestation d’études. Puis-je faire une commande en ligne avec livraison postale?

Nous vous invitons effectivement à faire votre demande en ligne en choisissant l’option d’envoi postal. Ces services sont toujours en vigueur à ce jour. Toutefois, étant donné la situation actuelle, il est possible que le traitement des demandes soit un peu plus long qu’à l’habitude. Soyez assuré que nous mettons en place les mesures nécessaires afin de traiter les demandes dans les meilleurs délais.

J'ai accepté mon offre d'admission pour l'hiver 2021. Qui peut me guider dans les prochaines étapes, dont le choix de cours?

Félicitations pour votre admission et bienvenue à l'UdeM!

Vous pouvez dès maintenant contacter votre association étudiante pour avoir de l'aide dans vos démarches et savoir comment procéder pour vos choix de cours. Ils pourront vous guider vers les bonnes ressources, dont votre faculté.

Questions des employé(e)s (TGDE)

Qui peut m’assister dans mon rôle de TGDE?

Les différentes équipes du Bureau du registraire et des ESP sont disponibles pour vous aider. N’hésitez pas à les contacter par courriel :

  • Bureau du registraire :

    • Courriel
    • Par téléphone, de 13 h 30 à 16 h 30, au 514 343-6111, poste 4889

  • ESP : Qui fait quoi aux ESP. Vous pouvez également consulter leur FAQ.

Comment me connecter à Synchro académique à distance?

Pour accéder à la plupart de vos applications, dont Synchro académique, vous devez utiliser une connexion au réseau privé virtuel (VPN) de l’université.

Veuillez vous référer au site des TI et suivez la procédure d’accès au VPN. Si vous ne réussissez pas à vous connecter ou avez des questions sur le VPN, vous pouvez contacter la personne-ressource en informatique de votre département, s’il y en a une, ou bien les TI au 343-7288.

Pour accéder à Synchro académique :

  1. Cliquez sur le lien http://vpn.umontreal.ca (authentification requise)
  2. Cliquez sur l'hyperlien « Libre-service Synchro » dans la rubrique « Signets Web » (authentification requise).
  3. Une fois dans l'interface Synchro, cliquez sur la boussole située dans le coin supérieur droit. Attention : une petite barre de menu pourrait masquer cette boussole. Déplacez la barre si nécessaire. 
  4. Dans le navigateur de Synchro, cliquez sur le Navigateur puis sur « Lien vers bases de données ». 
  5. Cliquez ensuite sur le bouton « Lien vers Académique » (authentification requise).

Lorsque j'essaie de me connecter à Synchro via VPN, je n'ai accès qu'à mon Libre-service Synchro, et seule la vignette « Besoin d'aide » apparaît.

  1. Cliquez sur la boussole située dans le coin supérieur droit. Attention : une petite barre de menu pourrait masquer cette boussole. Déplacez la barre si nécessaire à l'aide des flèches. 
  2. Cliquez sur le navigateur, puis sur « Lien vers bases de données ». 
  3. Cliquez ensuite sur le bouton « Lien vers Académique » (authentification requise).

Où puis-je trouver l'information sur le fil des changements concernant la gestion académique depuis le début de la pandémie ?

Tous les messages généraux envoyés aux TGDE depuis la mi-mars au sujet des changements à la gestion académique sont disponibles dans la section des nouvelles « Mesures exceptionnelles COVID-19 » dans StudiUM. Vous pouvez donc consulter ces communications en ordre, sans avoir besoin de les chercher dans votre boîte de courriel.

Comment obtenir des listes de courriels d’étudiant(e)s par département, afin de correspondre avec eux?

Il vous faut tout d’abord vérifier si vous détenez les accès requis. C’est le gestionnaire du département qui peut ajouter des membres. Pour plus d’information, vous trouvez un guide d’utilisation ainsi qu’une foire aux questions, sous la rubrique « Courriel », section « Listes de courriel » de la page Listes de courriel. Au besoin, vous pouvez communiquer avec l’équipe des TI en complétant le formulaire d’aide.

Lorsque vous serez membre, vous pourrez communiquer avec les étudiants de vos programmes d’études en utilisant le format suivant : « prg-trimestreannée-noprogrammed’études@distribution.umontreal.ca ». Par exemple : « prg-h20-132510@distribution.umontreal.ca ».

Je dois sortir un rapport pour mes étudiants internationaux. Comment faire?

L'accès au rapport des étudiants internationaux est réservé au Bureau du registraire, au Bureau des étudiants internationaux et aux ESP. Le Bureau du registraire peut vous le fournir sur demande en écrivant à gestionetudes@regis.umontreal.ca. Vous recevrez un fichier protégé ainsi que le mot de passe, dans un courriel séparé.

Où diriger les personnes ayant des questions au sujet des collations des grades pour les finissants et finissantes?

Voici où diriger ceux et celles qui vous posent des questions à ce sujet :

[Été 2020] Quelles sont les lignes du temps à utiliser pour le trimestre d’été 2020?

Les lignes du temps corrigées sont disponibles sur StudiUM FC. Vous y retrouverez celles-ci, notamment : 

La date du début de session du trimestre d’été 2020 a été repoussée au lundi 18 mai. La date de fin du trimestre demeure inchangée au 23 août.

Voici les nouvelles dates limites d’annulation et d’abandon des cours :

Été 2020Session intensiveSession régulière
Dates d’annulation26 mai 20203 juin 2020
Dates d’abandon19 juin 202031 juillet 2020

[Automne 2020] Quelles sont les lignes du temps pour le trimestre d’automne 2020?

Les lignes du temps sont disponibles sur StudiUM FC. Vous y retrouverez celle de l'automne 2020 : 

[Automne 2020] Qu'en est-il des attestations de présence essentielle requise pour les étudiants internationaux?

Voici les points importants au sujet de l'attestation de présence essentielle requise que certains étudiants internationaux ont besoin pour leur passage aux douanes canadiennes:

  • Veuillez-vous assurer de joindre l’approbation d’une autorité académique compétente à la demande transmise au Bureau du registraire. Selon le processus mis en place par votre faculté, cette autorité peut être un responsable de programme, un directeur de recherche, un directeur de département ou un vice-doyen.
  • Veuillez-vous assurer que la description du motif, pour lequel la présence de l’étudiant est jugée essentielle pour la poursuite de son cheminement d’études, soit la plus précise possible.
  • SVP ne pas oublier de nous indiquer, dans l’objet du courriel, le nom complet de l’étudiant ainsi que son matricule.

Pour toute question concernant l’émission des attestations de présence requise, vous pouvez contacter Patricia Marchand au Bureau du registraire.

[Hiver 2021] Où trouver l'information sur les différents modes d'enseignement des cours de l'hiver 2021?

La situation actuelle amène l’Université à repenser les modes d’enseignement, afin d’éclaircir l’offre de cours et de mieux répondre aux besoins des étudiants. Les étudiants peuvent se renseigner à la page Modes d'enseignement.

Quatre modes d'enseignement seront offerts à l'hiver 2021, comme à l’automne 2020, présentés dans l’Annexe 3 - Modes d’enseignement du document 12CDC_Annexes :

  • Entièrement en ligne (EL)
  • En personne (P)
  • Hybride (HY)
  • Multimodal (M) 

Consultez cette ligne du temps de l’offre de cours, incluant les dates modifiées. 

[Hiver 2021] Quelles sont les lignes du temps pour le trimestre d’hiver 2021 ?

Les lignes du temps sont disponibles sur StudiUM FC. Vous y retrouverez celle de l'hiver 2021 :